oleh
DR. ZAITUL AZMA ZAINON HAMZAH
(Setiausaha kehormat Persatuan Linguistik Malaysia)
SURAT KIRIMAN RASMI
• Karangan berformat, satu bentuk komunikasi melalui penulisan yang
dituju khas . Dihantar kepada seseorang untuk tujuan-tujuan rasmi seperti
memohon kerja, membuat pesanan, membuat pengaduan secara rasmi, memohon
kebenaran dsb.
• Bahasa yang digunakan adalah ringkas, tepat, ayat ringkas dan
menyentuh tujuan penulisan surat itu dengan tepat.
• Menerapkan nilai kesantunan dalam bahasa surat melalui penggunaan
gantinama yang formal seperti saya, anda, tuan, puan, saudara, saudari, Cik,
dan juga lengkap dengan gelaran-gelaran yang khusus jika surat itu menyentuh
nama orang yang bergelar.
a) Gelaran Pergaulan Tak Bersahaja (Formal)
1. Gelaran Pergaulan Tak Bersahaja digunakan apabila terdapat sekatan
sosial tertentu, sama ada sekatan pangkat (kedudukan sosial) atau hubungan yang
belum rapat.
2. Gelaran-gelaran Pergaulan Tak Bersahaja adalah seperti yang berikut:
(a) Tuan
Digunakan untuk orang lelaki yang lebih tinggi pangkatnya daripada
kendiri, dan orang lelaki yang bergelar Haji, Doktor, Profesor dan Syed seperti
Tuan Haji Abdul Rahman, Tuan Doktor Khoo dan Tuan Profesor Osman.
(b) Encik, Cik
Boleh digunakan untuk orang lelaki yang lebih tinggi pangkatnya
daripada kendiri seperti Encik Ali atau Cik Ali.
(c) Puan
Digunakan untuk orang perempuan yang pangkatnya lebih tinggi daripada
kendiri dan perempuan yang mempunyai gelaran Doktor, Profesor dan sebagainya.
(d) Saudara
Digunakan untuk orang lelaki atau perempuan yang seumur dengan
kendiri atau lebih muda, dan yang seumur dengan kendiri atau lebih muda, dan
yang hubungannya belum rapat dengan kendiri atau digunakan dalam rujukan kepada
ahli-ahli dalam mesyuarat, perbahasan dan sebagainya.
(e) Saudari
Digunakan untuk perempuan sahaja dalam konteks yang sama dengan
penggunaan gelaran saudara.
(f) Tetuan
Hanya digunakan dalam surat rasmi yang ditujukan kepada para pemilik
atau pentadbir syarikat perniagaan (termasuk syarikat guaman) seperti: Tetuan Syarikat
Sinaran Sdn. Bhd.
b) Gelaran Warisan
1. Juga disebut gelaran keturunan.
2. Gelaran ini diwarisi sejak lahirnya seseorang itu.
3. Gelaran warisan atau keturunan boleh dibahagikan kepada empat jenis:
(a) Gelaran warisan daripada keturanan raja-raja yang memerintah sama
ada pada zaman dahulu atau sekarang.
Contoh: Gelaran Raja terdapat di negeri Perak dan Selangor; Tunku di
negeri Johor dan Negeri Sembilan; Pangeran, Pangeran Anak dan Pangeran Muda di
Negara Brunei Darussalam; Tengku di Kelantan, Pahang, Kedah dan Terengganu.
(b) Gelaran warisan daripada keturunan orang-orang besar.
Contoh: Megat dan Puteri yang terdapat di Perak; Nik di Kelantan; Wan
di Kelantan dan Terengganu; Abang di Sarawak; Datu di Sabah; Awangku, Pangeran
dan Dayangku di Brunei Darussalam; Tan di Kedah dan Tun di Terengganu.
(c) Gelaran warisan daripada keturunan Nabi Muhammad s.a.w.
Contoh: Syed atau Sayid bagi lelaki dan Syarifah bagi perempuan. Sesetengah pihak
mengatakan bahawa gelaran Syarif, Syekh dan Siti juga digolongkan ke dalam
gelaran jenis ini.
(d) Gelaran warisan daripada keturunan yang berasal dari luar Malaysia
Contoh: Gelaran Raden dari Jawa, Daeng dari Tanah Bugis, Sidi dan Sutan di
Minangkabau, Teuku dan Teungku dari Acheh.
c) Gelaran Kurniaan
1. Gelaran kurniaan didapati melalui pencapaian atau achievement.
2. Gelaran ini boleh dibahagikan kepada Gelaran Kurniaan Pemerintah dan Gelaran Kurniaan Akademik atau Ikhtisas.
3. Gelaran kurniaan pemerintah ialah gelaran yang dianugerahkan oleh
kerajaan kepada orang-orang yang dianggap berjasa, antaranya termasuklah:
3.1 Tun – gelaran kurniaan Kerajaan Persekutuan paling tinggi yang
dianugerahkan kepada orang lelaki dan perempuan.
3.2 Toh Puan – gelaran untuk isteri kepada Tun.
3.3 Tan Sri – gelaran di bawah Tun, kurniaan Kerajaan Persekutuan
kepada orang lelaki dan perempuan.
3.4 Puan Sri – gelaran untuk isteri kepada Tan Sri.
3.5 Datuk (Datuk Seri, Datuk Paduka, Datuk Setia) – gelaran yang
dikurniakan oleh kerajaan-kerajaan negeri kepada orang lelaki dan juga
perempuan.
3.6 Datuk (Datuk Patinggi atau Datuk Amar) - gelaran yang dikurniakan
oleh Kerajaan Sarawak.
3.7 Datin Paduka – gelaran yang dikurniakan kepada orang perempuan oleh
kerajaan Selangor.
3.8 Toh Puan – isteri kepada Datuk di Terengganu.
4. Orang-orang yang menyandang gelaran-gelaran ini tidak perlu lagi
diberi rujukan Tuan, Puan, Cik atau Encik.
5. Gelaran kurniaan ikhtisas diperoleh kerana kejayaan dalam bidang
akademik atau ikhtisas. Gelaran-gelaran ini adalah seperti berikut:
(a) Profesor Diraja – untuk profesor lelaki atau perempuan yang sudah
mencapai kemuncak bidang akademik.
(b) Profesor – untuk orang lelaki atau perempuan yang sudah mencapai
pangkat paling tinggi dalam bidang akademiknya.
(c) Profesor Madya – untuk orang lelaki dan perempuan yang sudah
mencapai taraf akademik satu tingkat di bawah Profesor.
(d) Doktor – untuk orang lelaki atau perempuan yang berkelulusan Doktor
Falsafah, ilmu perubatan dan pembedahan, pergigian dan perubatan veterinar
(haiwan).
(e) Cikgu – untuk orang lelaki atau perempuan yang menjadi guru.
6. Selain gelaran kurniaan pemerintah dan ikhtisas, gelaran kurniaan
juga termasuklah gelaran kurniaan yang diberikan oleh pertubuhan seperti
gelaran Pendeta diberikan kepada Allahyarham Yang Berbahagia Tan Sri Hj. Zainal
Abidin bin Ahmad (Za’ba) dalam Kongres Bahasa Melayu Ketiga (1956) dan gelaran
Bapa Kemerdekaan kepada Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj.
========================================================================
Dapatkan Set Hamil Terbaik Beserta Promosi Yang Hebat. Ebook Buat Seamless Mom Diberi Percuma
========================================================================
Gelaran Keagamaan
1. Gelaran ini diberikan kepada seseorang yang telah menunaikan rukun
Islam yang kelima iaitu fardu haji.
2. Gelaran Haji untuk orang lelaki dan Hajah untuk perempuan. Kata Tuan
boleh digunakan sebelum Haji dan Puan sebelum Hajah.
Contoh: Tuan Haji Abdul Rahman, Puan Hajah Aishah Ghani.
3. Dalam bahasa lisan, gelaran Cik, Pak dan Mak boleh mendahului
gelaran keagamaan.
Contoh: Cik Haji Osman, Pak Haji Omar, Mak Haji Aishah.
Gabungan Gelaran
1. Dalam hal gabungan gelaran, gelaran kurniaan kerajaan mendahului
semua gelaran ini.
Kurniaan kerajaan + Akademik/ ikhtisas + Warisan + Keagamaan.
Contoh: Tan Sri Prof. Raja Haji Osman
RUJUKAN HORMAT
Rujukan yang dikenakan kepada sasaran menurut taraf sosial, sama ada
mempunyai gelaran tertentu atau tidak. Antara padanan rujukan hormat adalah
seperti yang berikut:
Orang Yang Disapa Rujukan Hormat
1. Yang di-Pertuan Agong dan Raja Permaisuri Agong Kebawah Duli Yang
Maha Mulia Seri Paduka Baginda
2. Sultan, Raja, Sultanah, Tengku Ampuan, Raja Permaisuri Duli Yang
Maha Mulia
3. Balu Raja Yang Maha Mulia
4. Raja Muda atau Tengku Mahkota Duli Yang Teramat Mulia atau Yang
Teramat Mulia
5. Kerabat Diraja Karib Yang Amat Mulia
6. Bergelaran warisan Yang Mulia
7. Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri Besar, Ketua
Menteri Yang Amat Berhormat
8. Menteri, Ahli Parlimen, Ahli Dewan Undangan Negeri (wakil rakyat)
Yang Berhormat
9. Wakil Rakyat yang mempunyai gelaran Tengku atau Raja Yang Berhormat
Mulia
10. Tun, Toh Puan Yang Amat Berbahagia
11. Yang mempunyai gelaran kurniaan kerajaan (selain Tun dan Toh Puan)
atau/ dan gelaran ikhtisas yang formal Yang Berbahagia
12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif
13. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia
14. Hakim, Kadi Yang Arif
15. Mufti dan pemimpin Islam Sahibul Samahah
16. Ketua jabatan tanpa gelaran Yang Berusaha
Nilai santun dalam bahasa surat rasmi
Memasukkan unsur penyampaian hajat atau tujuan menulis surat,
mengemukakan permintaan menggunakan bahasa yang hormat dan santun
=====================================================================
Mahu Jual Rumah? Tanah? Lot Kedai? Tapi Susah Dapat Ejen. Hubungi 013.344.0625 atau klik link ini
=====================================================================
A) KEPALA SURAT
a. Nama dan alamat pengirim
b. Garisan melintang
c. Nama dan alamat penerima
d. Tarikh
e. Hala surat/ Panggilan hormat
f. Perkara/ tajuk
g. Isi surat
h. Penutup – nyatakan harapan kita
i. Tandatangan pengirim
Semua butir di atas hendklah ditulis mengikut ketetapan yang diterima
oleh sesebuah organisasi tertentu.
Butir 1 : Nama dan Alamat Pengirim:
Ditulis di tepi, iaitu pada bahagian lipatan di sudut atas sebelah kiri
surat
Butir 2 : Garisan Panjang Pengirim:
Dibuat selepas menulis nama dan alamat pengirim. Garisan ini dibuat
memanjang dari kiri ke kanan.
Sekiranya menggunakan kepala surat, garisan ini tidak diperlukan.
Butir 3 : Nama dan Alamat Penerima
a. Ditulis di bawah daripada garisan melintang, iaitu di sudut sebelah
kiri surat.
b. Ditulis di tepi, iaitu pada bahagian lipatan sama seperti nama dan
alamat pengirim.
c. Baris akhir pada alamat ini mesti digariskan (Negeri) dan ditulis
dengan huruf besar.
Butir 4 : Tarikh:
a. Ditulis di sudut sebelah kanan ( tertakluk juga kepada ketetapan
sesebuah organisasi) pada baris yang sama dengan baris khir alamat penerima
(Negeri)
b. Ditulis dengan tiga perkataan sahaja, iaitu tarikh, bulan dan tahun.
Bulan mesti ditulis dengan huruf besar. Contoh:
2 JANUARI 2009. √
• Perkataan hari bulan yang mewakili hari bulan tidak perlu ditulis.
• Misalnya 2 hb JANUARI 2009
Butir 5 : Hala Surat / Panggilan Hormat Penerima
Ditulis di tepi sebelah kiri, iaitu seturut ke bawah dalam jarak satu
baris dengan nama dan alamat penerima (Butir 3). Misalnya Tuan, Puan, Datuk,
Datin, Tan Sri, Puan Sri, Yang Berhormat, Yang Amat Berhormat dan lain-lain.
B) TENGAH SURAT
Perkara/ tajuk :
• Dalam surat kiriman rasmi mesti ditulis perkara/ tajuk surat.
• Perkara hendaklah ditulis melangkaui dua jarak barisan di bawah hala
surat.
• Setiap huruf awal dan perkataan hendaklah ditulis dalam huruf besar
• Jangan bubuh tanda noktah selepas itu.
• Kemudian garis atau hitamkan perkara tersebut.
• Perkara atau tajuk harus ditulis dengan seberapa yang ringkas, tepat
dan padat. Hal ini penting kerana penerima akan dapat meramalkan isi surat
tersebut dan menjimatkan masa penerima untuk membacanya.
Butir 7 : Isi kandungan:
• Isi kandungan surat hendaklah dimulakan dengan memberikan serba
sedikit pengenalan dan latar belakang yang berkaitan dengan perkara surat
• Isi pertama dimulakan di bahagian tepi sekali tanpa nombor, dan dalam
jarak dua langkau dari perkara.
• Perenggan kedua dan seterusnya, penulis harus memulainya dengan
nombor di tepid an kemudian ayat dimulakan dalam jarak satu inci dari tepi
nombor.
• Penulis tidak digalakkan menulis panjang-panjang, oleh itu maklumat
lain yang penting dijadikan sebagai lampiran bagi isi.
• Jika penulis ingin menulis isi yang sama, penulis boleh menggunakan
pecahan-pecahan nombor seperti 2.1, 2.2, dan seterusnya.
• Bagi menyatakan sub-sub perkara dalam 2.1, 2.2 dan sebagainya,
gunakan pula (a), (b) dan bagi mengembangkan (a), bolehlah gunakan (i), (ii)
dan seterusnya.
• Walau bagaimanapun penulis tidak digalakkan terlalu banyak
menggunakan nombor kerana hal ini akan memeningkan pembaca malah tidak menepati
kehendak surat yang memerlukan ‘padat, ringkas dan tepat’
C) PENUTUP
• Surat kiriman rasmi hendaklah diakhiri dengan kata-kata penutup yang
jelas dan kemas.
• Harus ditulis di sebelah kiri sekali selepas perenggan akhir dalam
dua langkau dari baris perenggan akhir.
• Penutup tidak perlu dinomborkan kerana penutup bukan sebahagian
daripada isi kandungan pembaca
• Penutup penting sebagai mengakhiri surat dengan kemas, sempurna dan
sopan.
Butir 9 : Tandatangan:
• Sebelum menurunkan tandatangan, dua atau langkau di bawah penutup,
hendaklah ditulis dengan slogan yang sesuai dan juga rangkai kata bagi
menjelaskan identiti penulis.
• Rangkai kata yang dimaksudkan terbahagi kepada dua, iaitu;
(a) daripada orang biasa kepada pejabat atau urusan rasmi:
Contohnya, Yang benar, Yang ikhlas, Yang berharap
(b) Urusan rasmi penjabat. Contohnya :
Yang menurut perintah, Yang menjalankan tugas.
• Sekiranya penulis memegang sesuatu jawatan ataupun menulis bagi pihak
sesuatu organisasi, maka nama jawatan itu hendaklah ditulis di bawah nama tadi
dan nyatakan bagi pihak jawatan tertentu.
PENULISAN MEMORANDUM (MEMO)
• Memo- idea ringkas tentang sesuatu perkara dari satu pihak kepada
satu pihak yang lain.
• Ditulis oleh seseorang dalam sesebuah organisasi dan ditujukan kepada
orang yang bertugas dalam organisasi itu juga.
• Oleh pihak tertentu kepada pihak yang berkenaan di luar organisasi
Format
• Identiti pengirim
• Identiti penerima
• Tarikh
• Tajuk memo
• Penyataan
• Usul
• Penutup
• Tandatangan
Aspek bahasa
• Ringkas
• Tepat
• Tiada kekaburan makna
• Bahasa yang meleret atau berbunga-bunga
KESANTUNAN BERBAHASA DALAM SURAT
A) KEPALA SURAT
Nama dan Alamat pengirim
• Menulis nama dan alamat yang lengkap, Pastikan tiada kesalahan ejaan
nama penerima.
• Sekiranya menggunakan kepala surat bercetak, tiada masalah di
bahagian ini.
Nama dan alamat penerima • Gunakan kata gelaran yang betul untuk
penerima surat.
Contoh
Y. Bhg Prof. Dr. Salina Ahmad,
Jabatan Bahasa Melayu,
Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi,
Universiti Putra Malaysia,
43400 SERDANG, SELANGOR.
Hala surat Tuan (jika pasti penerimanya) Tuan/Puan (jika tidak pasti
atau merujuk kepada senarai penerima yang banyak, lelaki dan perempuan
Sauadara, Saudari, Saudara/Saudari
Tajuk surat • Memohon Peruntukan Menganjurkan Seminar
• Borang Maklum Balas untuk Menjalankan Kajian Soal Selidik
• Hadiah Fellowship Naib Cancelor
• Tempahan Hotel
• dsb
B) ISI SURAT PERTAMA
Perkara / Isi surat pertama • Merujuk perkara di atas, saya…….
• Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas, dan dengan sukacitanya
saya memaklumkan bahawa ………. ( daripada seseorang yang berjawatan lebih tinggi
daripada penerima surat. Contoh Majikan kepada pekerja)
• Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas, dan memaklumkan
bahawa mesyuarat jawatankuasa persidangan yang dijadualkan pada hari Khamis, 11
Jun 2009 ditunda mengikut butiran yang berikut: ( daripada pengirim yang
berjawatan lebih rendah daripada penerima. Contoh pekerja kepada majikan.)
C) ISI SURAT
Bersama-sama ini saya lampirkan …. ( jika surat memerlukan
butiran tertentu, contoh memohon pekerjaan, tempahan, dsb)
Sehubungan dengan itu / Sehubungan itu, bersama-sama ini dikemukakan
borang …….sekiranya surat memerlukan pengirim mengedarkan borang untuk diisi.
Untuk surat penganjuran seminar atau kursus, nyatakan tujuan
(objektif) penganjuran sesuatu aktiviti itu. Contoh:
(a) Untuk pengetahuan tuan tujuan seminar ini adalah untuk………
(b) Antara tujuan seminar ini diadakan adalah
untuk ……….
• Surat Penolakan atau surat yang menyatakan tidak berjaya, penulis
digalakkan menggunakan bahasa yang tidak terlalu langsung atau berlapik.
Contoh:
(a) Permohonan tuan telah kami terima, namun dukacita dimaklumkan
bahawa pihak kami tidak dapat memenuhi ……. (nyatakan alasannya)
(b) Dukacita dimaklumakan permohonan saudara tidak memenuhi syarat
yang ditetapkan oleh ……… Oleh itu….. Justeru kami dengan berat hati terpaksa
menolak………
D) ISI SURAT AKHIR
Nyatakan harapan penulis
Contoh: Saya berharap tuan atau penerima tidak berputus asa untuk mencuba
pada masa yang akan datang…..
Kami berharap permohonan kami mendapat perhatian dan pertimbangan
yang sewajarnya daripada ………..
Pihak kami mengucapkan tahniah atas kejayaan saudara dan kami
berharap saudara dapat menampilkan prestasi……
E) PENUTUP
Masukkan kata-kata penutup yang halus dan sesuai dengan jenis
surat.
Sekian.
Sekiranya ada pertanyaan sila hubungi saya menggunakan e-mel zaitul@fbmk.upm.edu.my
Zaitul Azma Zainon Hamzah
sumber: http://ibn-mukhtar.blogspot.com/2012/10/penulisan-surat-dan-memo.html
sumber: http://ibn-mukhtar.blogspot.com/2012/10/penulisan-surat-dan-memo.html
Sign up here with your email